Kun tilatut nimikkeet saapuvat, ne kirjataan WinPlan -järjestelmään Saapuminen ostotilaukselta -näytöllä. Näytölle haetaan ostotilausrivejä, joiden toimitettu määrä on pienempi kuin tilattu määrä. Myös valmiit -valintaruudun avulla näytölle voidaan hakea myös kokonaan saapuneet ostotilausrivit. Nimikelistan Kirjataan -sarakkeeseen merkitään saapunut määrä (käyttäjä voi tarvittaessa muuttaa määrää syöttämällä kirjattavan määrän suoraan taulukkoon). Saapuminen kirjataan seuraavasti: valitaan halutut rivit listalta (painetaan hiiren vasenta painiketta "x" -sarakkeessa, jolloin rivin väri vaihtuu vihreäksi), korjataan tarvittaessa kirjattavaa määrää, annetaan Kirjaaja -tunnus, ja painetaan Tallenna -painiketta.

 

Ostotilausrivi voidaan merkitä valmiiksi, vaikkei koko tilattu määrä olisikaan vielä saapunut. Tämä tapahtuu tuplaklikkaamalla taulukon solua OK -sarakkeessa, jolloin soluun ilmestyy OK -merkintä. Ominaisuus voi olla hyödyllinen esimerkiksi, jos on tilattu paljon jotain tiettyä nimikettä, eikä toimittaja pystykään toimittamaan kaikkea. Määrän ollessa kuitenkin riittävä, ostotilaus voidaan kirjata toimitetuksi OK -merkinnän avulla. Muuten puuttuva määrä jää odottamaan saapumista, eikä ostotilaus tule valmiiksi.