Ostotilausten ylläpito -näytöllä voidaan hakea, lisätä, muokata, poistaa ja kopioida ostotilausten otsikko- ja rivitietoja.

 

Yleistä

Olemassa olevia ostotilauksia tai ostotilausrivejä voidaan poistaa joko Poista -painikkeen avulla (löytyy sekä otsikko- että rivitietojen ylläpitovälilehdiltä) tai painamalla Delete -näppäintä poistettavan tietueen kohdalla (joko Ostotilaukset tai Rivit -välilehti). Listalta voidaan poistaa kerralla myös useampia tietueita maalaamalla poistettavat rivit ensin hiirellä ja sen jälkeen painamalla Delete -näppäintä.

 

Ostotilaus voidaan tarvittaessa kopioida toiselle tilausnumerolle joko kokonaan (sekä otsikko- että rivitiedot) tai osittain (vain otsikko- tai rivitiedot). Ostotilauksen Kopiointinäyttö avautuu Kopioi -painikkeen takaa. Pohjaksi valitaan kopioitava ostotilaus ja määritellään, kopioidaanko koko tilaus, vai ainoastaan otsikko tai rivit. Jos kopioidaan ainoastaan ostotilauksen rivit, valitaan Uusi ostotilaus -valikosta tilausnumero, jolle rivit kopioidaan (valikkoon listataan ainoastaan ostotilaukset, joilla ei ole rivejä). Muuten uuden ostotilauksen numeroa ei voi valita, koska WinPlan hakee ostotilauksen numeron numerosarjasta.

 

 

Ostotilausten ylläpito - otsikkotason hakunäkymä

Hakunäkymässä voidaan tehdä ostotilausten hakuun liittyviä asioita, mutta sen kautta voidaan myös tehdä ostotilauksesta tilaus. Myös koontitilaus onnistuu tämän näkymän kautta.

 

Vain kiireelliset -valintaruudulla voi tehdä haun kiireellisyyden mukaan. Nimikkeelle voi määritellä raja-arvon, kuinka monta päivää ennen tilaus tulkitaan kiireelliseksi (nimikkeen tarve-ennakko miinus toimitusaika). Oletusarvo on viisi arkipäivää.

 

 

Ostotilausten ylläpito - otsikkotason ylläpitonäkymä

Uusi ostotilaus luodaan painamalla Uusi -painiketta Ylläpito -välilehdellä. Ohjelma hakee uudelle ostotilaukselle numeron numerosarjasta, joka määritellään parametrin PURCHORDER_NUMSET avulla Perustiedot -ohjelmassa (Parametrit -näytöllä). Parametrin arvo kertoo numerosarjan, jonka tiedot määritellään niin ikään Perustiedot -ohjelmassa (Numerosarjat -näytöllä). Tallenna -painikkeen avulla syötetyt tiedot viedään tietokantaan.

 

Käsittelijä -kenttään tallentuu oletuksena käyttäjän myyjätunnus. Kenttään haetaan myös kaikki myyjätunnukset. Parametrilla voi muuttaa kentän manuaalisesti täytettäväksi.

 

Vastaanottajan valinta -kentän avulla voi asettaa ostotilaukselle vastaanottajan tiedot. Tiedot tallennetaan hankintojen toimitusosoitteisiin.

 

Tilauksen toimitusosoite -valintaruudulla ostotilaukselle saa haettua vastaanottajan tiedot myyntitilaukselta.

 

Varasto -kenttään tulee tieto vastaanottajan valinnan mukaan hankintojen toimitusosoitteista.

 

Laskutusosoite -kenttään tulee tieto vastaanottajan valinnan mukaan hankintojen toimitusosoitteista.

 

Tila -valinta määräytyy toimenpiteiden mukaan. Oletuksena kentän toiminto menee seuraavasti:

 

Toimittajan valinta -kentän avulla voidaan hakea ostotilaukselle toimittaja.

 

Toimittajan tilausnumero -kentän käyttöönotto vaatii räätälöintiä.

 

Laskuttaja -kentän arvo tulee toimittajan tiedoista.

 

ToimitusPVM -kentän oletuspäivä määritellään tämän hetkinen päivä plus nimikkeen toimitusaika. Asia voidaan muuttaa parametrilla: PURCHORDER_USE_ADAYS laskettavaksi kahdella eri tavalla:

 

Toimituspäivä menee myös ensisijaisesti yleiseen EDI-tiedostoon. Toissijaisesti tiedostoon menee Toimituasika (Teksti) -kenttä.

 

Sama päivä riveille (Arvioitu) -valintaruudulla voi siirtää toimituspäivän ostotilauksen kaikille riveille: ToimPVM (arvioitu) -kenttään. Valintaruudun saa myös aktivoitua oletuksena parametrilla: PURCHORDER_SAME_DATE_DEFAULT. Päivämäärän tallennus rivitasolle tehdään otsikkotason tallennuksen yhteydessä. Ostotilauksen pitää myös olla tilassa: "avoin", jotta tallennus tehdään riveille.

 

Toimituspäivä riveillä (vahvistettu) -kenttä on informatiivinen. Kenttään tulee arvo, jos ostotilauksen kaikilla riveillä on sama vahvistettu toimituspäivä. Arvo ei tallennu ostotilauksen otsikkotasolle, mutta siihen syötetty päivämäärä tallentuu kaikille riveille. Kentän avulla voidaan siis helposti tallentaa kaikille riveille sama vahvistettu toimituspäivä, kunhan ostotilaus on vielä avoin.

 

Toimitusaika (Teksti) -kenttä on vanha toimituspäivä -kenttä. Sitä voi käyttää informatiivisena kenttänä. Toissijaisesti arvo menee myös yleiseen EDI-tiedostoon.

 

Ostotilausten ylläpito - rivitason hakunäkymä

Näkymään tulostuu kaikki ostotilauksen rivit. Taulukossa näkyy rivin nimitys boldattuna, jos kyseiselle nimikkeelle on asetettu Merkintä materiaalihallintaan -valintaruutu päälle. Boldatut on mahdollista valita kerralla hiiren oikean painikkeen takaa löytyvällä: Valitse tummennetut -lisävalinnalla.

 

Siirrä... -painike toimii vain tässä näkymässä. Käyttäjä voi siirtää valittuja rivejä toiseen ostotilaukseen. Toimintoa on hyvä käyttää vasta kun on varmaa, ettei myyntitilaukseen tehdä enää muutoksia. Mahdolliset muutokset myyntitilaukseen jälkikäteen ja sen jälkeinen varastovarausten laskenta saattaa aiheuttaa ongelmia osittain siirrettyjen ostotilausten osalta.

 

 

Ostotilausten ylläpito - rivitason ylläpitonäkymä

Ostotilausrivejä lisätään rivien Ylläpito -välilehdellä (neljäs välilehti vasemmalta) samaan tapaan kuin otsikkotietoja (painetaan Uusi, annetaan tiedot, ja painetaan Tallenna).

 

Nimikkeen valinta -apukentän avulla voidaan hakea haluttu nimike riville.

 

A-hinta -kenttään arvo tulee ostotilauksen luontivaiheessa nimikekohtaisesti toimittajalta.

 

ToimPVM(arvioitu) -kenttään arvo tulee oletuksena samalla tavalla kuin otsikkotason ToimPVM -kenttään. Sama pvm kaikille riveille -valintaruudulla voidaan valita, että tallennuksessa kaikille riveille tulee sama arviopäivä. Arvioitu toimituspäivä menee myös  yleiseen EDI-tiedostoon rivitasolle.

 

ToimPVM(vahvistettu) -kenttä on manuaalisesti täytettävä. Arvo näkyy myös otsikkotasolla, jos kaikilla riveillä on sama päivä. Sama pvm kaikille riveille -valintaruudulla voidaan valita, että tallennuksessa kaikille riveille tulee sama vahvistettu päivämäärä. Otsikkotason kentän kautta voidaan asettaa myös kaikille riveille sama vahvistettu päivämäärä.

 

ToimPVM(toteutunut) -kenttään tulee kuittauspäivä, kun ostotilausrivit kuitataan saapuneiksi. Ennen sitä kenttä on manuaalisesti täytettävä.

 

Väri -kenttään tieto tulee oletuksena myyntitilauksen rivin lasketun osan väri1 -kentistä ja väri2 -kentistä. Tähän tapaan: Väri1/Väri2. Kentän arvo siirtyy myös yleiseen EDI-tiedostoon.

 

Huomautus1 -kenttään tieto tulee oletuksena myyntitilauksen riviltä littera/tunnus -kentästä. Kenttä arvo siirtyy myös yleiseen EDI-tiedostoon.

 

Huomautus2 -kenttään tieto tulee oletuksena tuoterakenteen osan huomautus -kentistä (Vaaka ja Pysty). Kenttä arvo siirtyy myös yleiseen EDI-tiedostoon.